Stand: Juli 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

Hendrik Beier
Schützenstraße 18
12165 Berlin
Deutschland

E-Mail: kontakt@klick-and-zeugnis.de
Telefon: +49 (0) 123 456789

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gemäß § 27a UStG: DE357943599

2. Überblick über die Datenverarbeitung

„Klick & Zeugnis“ ist eine webbasierte Plattform zur KI-gestützten Erstellung, Bearbeitung und Speicherung von Schulzeugnistexten. Wir verarbeiten personenbezogene Daten, soweit dies für den Betrieb der Plattform, die Vertragsdurchführung, die Abwicklung kostenpflichtiger Tarife sowie die Sicherheit des Dienstes erforderlich ist.

Eine Nutzung der Plattform ist grundsätzlich nur nach Registrierung möglich. Mit der Registrierung wirst du automatisch dem kostenlosen Free-Tarif zugeordnet.

3. Kategorien verarbeiteter Daten

3.1 Stammdaten des Nutzerkontos

Vor- und Nachname
E-Mail-Adresse
Geburtsdatum
Passwort (ausschließlich in gehashter Form gespeichert)
Abonnementstatus, Tarif und ggf. Ablaufdatum
Benutzerrolle (z. B. Nutzer oder Administrator)
Zeitpunkte der Registrierung und letzten Aktualisierung

3.2 Authentifizierungs- und Sitzungsdaten

Sitzungstoken und Anmeldeinformationen (NextAuth)
Bei aktivierter Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA): TOTP-Geheimnis (verschlüsselt gespeichert)
Technische Protokolldaten im Rahmen der Anmeldung (z. B. Zeitpunkt, Erfolg/Misserfolg)

3.3 Inhalts- und Nutzungsdaten

Eingaben zur Zeugniserstellung (z. B. Name, Geschlecht, Klassenstufe, Sozialverhalten, Rollen)
Generierte und gespeicherte Zeugnistexte
Metadaten zu Zeugnissen (z. B. Wortanzahl, Klasse, Schuljahr, Erstellungszeitpunkt)
Nutzungsstatistiken (z. B. Anzahl generierter oder gespeicherter Zeugnisse im Monat)
Meldungen zu unangemessenen oder fehlerhaften Zeugnistexten

3.4 Abonnement- und Rechnungsdaten

Bei der Anfrage eines kostenpflichtigen Tarifs erheben wir zusätzlich:

E-Mail-Adresse für Rechnungs- und Angebotskommunikation
Rechnungsempfänger (Name oder Firma)
Rechnungsadresse (Straße, Postleitzahl, Ort, Land)
Gewünschter Tarif, Status der Anfrage und optionale Nachricht
Informationen zur Angebots-, Zahlungs- und Freischaltungsabwicklung

Zahlungsabwicklungen erfolgen derzeit außerhalb der Plattform (z. B. per Überweisung). Wir speichern keine Kreditkartendaten auf unseren Servern.

3.5 Datenschutz Advanced Modus (optional)

Wenn du den optionalen Datenschutz Advanced Modus aktivierst, werden Schülernamen in gespeicherten Zeugnissen durch Zufallsplatzhalter ersetzt. Die Zuordnung der Platzhalter zu echten Namen erfolgt ausschließlich in einer von dir lokal verwalteten, verschlüsselten Schlüsseldatei. Diese Schlüsseldatei wird nicht dauerhaft auf unseren Servern gespeichert. Für die Entschlüsselung im Browser wird die Schlüsseldatei temporär (derzeit bis zu 3 Stunden pro Sitzung) im Arbeitsspeicher gehalten.

3.6 Technische Zugriffsdaten

Beim Aufruf der Website können technische Daten verarbeitet werden, insbesondere:

IP-Adresse
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
aufgerufene Seite bzw. API-Endpunkte
Browsertyp und Betriebssystem
Referrer-URL

Diese Daten werden in Server- und Sicherheitsprotokollen verarbeitet, soweit dies für Betrieb, Fehleranalyse und Abwehr von Missbrauch erforderlich ist.

4. Besonderer Hinweis zu Schülerdaten

In der Plattform können Daten von Schülerinnen und Schülern verarbeitet werden (z. B. Vorname, Geschlecht, Leistungs- und Verhaltensbeschreibungen). Als Lehrkraft bzw. registrierte Nutzerin oder registrierter Nutzer bist du in der Regel für diese Daten datenschutzrechtlich verantwortlich (Verantwortlicher im Sinne der DSGVO), soweit du sie eingibst oder speicherst.

Wir stellen dir als Anbieter der Plattform die technische Infrastruktur bereit und verarbeiten diese Daten im Rahmen unserer Leistungserbringung für dich (Auftragsverarbeitung im Sinne von Art. 28 DSGVO). Du bist verpflichtet, die erforderlichen Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung der Schülerdaten sicherzustellen und nur die Daten einzugeben, deren Verarbeitung zulässig ist.

Wir empfehlen, den Datenschutz Advanced Modus zu nutzen, wenn du Zeugnisse dauerhaft auf der Plattform speichern möchtest.

5. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

5.1 Bereitstellung des Nutzerkontos und des Dienstes

Zweck: Registrierung, Anmeldung, Bereitstellung der Zeugnisfunktionen, Speicherung von Zeugnissen, Tarifverwaltung, interne Nutzungsstatistiken.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen).

5.2 Abwicklung kostenpflichtiger Tarife

Zweck: Bearbeitung von Tarifanfragen, Erstellung und Versand von Angeboten und Rechnungen, Freischaltung des gebuchten Tarifs, Kommunikation hierzu.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten).

5.3 Sicherheit, Missbrauchsprävention und Qualitätssicherung

Zweck: Schutz der Plattform, Prüfung gemeldeter Zeugnistexte, Fehleranalyse, Gewährleistung der Systemintegrität.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und zuverlässigen Betrieb).

5.4 Optionale Zwei-Faktor-Authentifizierung

Zweck: Erhöhung der Kontosicherheit.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5.5 Datenschutz Advanced Modus

Zweck: Schutz von Schülernamen durch clientseitige Verschlüsselung und Platzhalter auf dem Server.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

6. KI-gestützte Texterstellung (OpenAI)

Zur Generierung von Zeugnistexten können die von dir eingegebenen Angaben (z. B. Name, Geschlecht, Klassenstufe, Sozialverhalten, Rollen) an die OpenAI, L.L.C., 3180 18th Street, San Francisco, CA 94110, USA, übermittelt und dort verarbeitet werden.

Die Übermittlung erfolgt ausschließlich zum Zweck der Texterstellung im Rahmen deiner Nutzung des Dienstes. Ohne hinterlegten OpenAI-API-Schlüssel werden stattdessen lokale Mock-Texte erzeugt; in diesem Fall findet keine Übermittlung an OpenAI statt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Hinweis zu Drittlandübermittlungen: Bei Nutzung von OpenAI kann eine Übermittlung in die USA erfolgen. OpenAI stellt geeignete Garantien bereit (u. a. Standardvertragsklauseln). Weitere Informationen findest du in der Datenschutzerklärung von OpenAI: https://openai.com/policies/privacy-policy

7. Hosting und technische Infrastruktur

Die Plattform wird auf einem eigenen Server in Deutschland betrieben. Die Datenbank (MongoDB) läuft in derselben Serverumgebung und ist nicht öffentlich aus dem Internet erreichbar. TLS-Verschlüsselung wird über Traefik mit Let's Encrypt bereitgestellt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

8. Cookies und lokale Speicherung

Wir setzen technisch notwendige Cookies bzw. vergleichbare Technologien ein, die für die Anmeldung, Sitzungsverwaltung und den sicheren Betrieb der Plattform erforderlich sind (insbesondere NextAuth-Sitzungscookies).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (bereitgestellter Dienst) sowie § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (technisch erforderlich).

Wir setzen derzeit keine Analyse-, Marketing- oder Tracking-Cookies ein, die einer Einwilligung bedürfen würden.

9. Empfänger und Weitergabe von Daten

Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nur, soweit dies erforderlich ist:

an OpenAI zur KI-Texterstellung (siehe Abschnitt 6)
an IT-Dienstleister im Rahmen des Hostings, soweit diese als Auftragsverarbeiter tätig werden
an Behörden, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind

Eine Weitergabe zu Werbezwecken oder ein Verkauf personenbezogener Daten findet nicht statt.

10. Speicherdauer

Nutzerkonto: bis zur Löschung durch dich in den Einstellungen oder bis zur Löschung durch uns nach Beendigung des Nutzungsverhältnisses.
Zeugnisdaten: bis zur Löschung durch dich oder mit dem Nutzerkonto.
Abonnement- und Rechnungsdaten: für die Dauer der Vertragsbeziehung sowie darüber hinaus gemäß gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (regelmäßig 6 bis 10 Jahre nach handels- und steuerrechtlichen Vorgaben).
Sitzungs- und Protokolldaten: nur so lange, wie für Sicherheit und Fehleranalyse erforderlich; in der Regel maximal wenige Wochen, sofern keine Sicherheitsvorfälle vorliegen.
Schlüsseldatei-Sitzung (Datenschutz Advanced Modus): maximal 3 Stunden oder bis zur Abmeldung.

11. Deine Rechte

Dir stehen gegenüber dem Verantwortlichen folgende Rechte zu:

Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Löschung (Art. 17 DSGVO)
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Widerspruch gegen Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)
Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung deiner Rechte genügt eine Nachricht an kontakt@klick-and-zeugnis.de. Bitte gib an, welches Recht du ausüben möchtest und stelle deine Identität nachvollziehbar dar.

Du hast zudem das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist insbesondere die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit.

12. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die Bereitstellung von Registrierungsdaten ist für die Nutzung der Plattform erforderlich. Ohne diese Daten kann kein Nutzerkonto angelegt werden. Rechnungsdaten sind für die Anfrage und Abwicklung kostenpflichtiger Tarife erforderlich.

13. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch und unbefugtem Zugriff zu schützen. Dazu gehören insbesondere TLS-Verschlüsselung, Passwort-Hashing, Zugriffsbeschränkungen, rollenbasierte Administration sowie – optional – Zwei-Faktor-Authentifizierung und der Datenschutz Advanced Modus.

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich Rechtslage, Funktionsumfang oder Datenverarbeitung ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter klick-and-zeugnis.de/datenschutz abrufbar.

15. Weitere Informationen

Details zu Nutzungsbedingungen, Tarifen und Erstattungen findest du in unseren AGB sowie im Impressum und in der Widerrufsbelehrung.